Membuat penganggaran masa untuk tugasan

Posted by mkhairul

Salah satu daripada aktiviti yang selalu dilakukan pada masa kerja ialah membuat penganggaran masa yang diperlukan untuk menyiapkan tugasan tersebut. Melainkan anda mempunyai pengalaman membuat tugasan yang diberikan, elakkan daripada memberi anggaran secara spontan (kerana ianya akan kembali menyusahkan hidup anda kelak).

Jika berada dalam situasi dimana anda diminta membuat penganggaran spontan, maka anda perlu minta sedikit masa untuk membuat penganggaran tersebut dan anda akan kembali memberikan jawapan setelah anda selesai membuat penganggaran dalam 30 minit ke satu jam. Ini juga bergantung pada situasi, jika bos anda mendesak anda memberi anggaran kerana beliau harus memberi jawapan dalam meeting sebentar lagi (ini silap bos anda juga kerana last minute), maka pada masa itu terpaksalah memberi anggaran yang tidak bersandarkan fakta (dan kemungkinan besar anda tidak dapat memenuhinya).

Tapi jangan pula tugasan macam tukar warna teks dan mengubah saiz ruangan teks mengambil masa. Itu benda remeh, dan dapat diselesaikan dengan cepat. Yang dimaksudkan adalah tugasan yang mempunyai impak terhadap fungsi aplikasi ataupun projek secara keseluruhan.

Contoh yang boleh saya berikan adalah membuat suatu borang web (form) untuk permohonan yang ringkas.

  • Borang web, mempunyai ruangan teks seperti Nama, Alamat, No. Telefon, Email, dsbnya.
  • Mempunyai antaramuka admin yang dapat melihat maklumat-maklumat pengguna daripada penghantaran borang tersebut
  • Menghantar mesej kepada pengguna melalui email bahawa permohonannya telahpun diproses dan jadual ujian percubaan akan diberikan pada mereka. Mesej email mengandungi kata pengguna, laluan, masa dan laman web untuk mengambil ujian tersebut.

Agak mudah? Mungkin ya mungkin tidak. Bergantung pada pengalaman anda. Daripada keperluan pengguna tersebut, saya diminta untuk membuat anggaran. Anggaran yang dimaksudkan adalah borang dan antaramuka admin tersebut siap dan boleh dipakai.

Sebelum anda teruskan membaca, cuba anda membuat anggaran.

*tengok jam*

….. ok, sudah? Anda yakin?
Teruskan membaca untuk mendapat gambaran disebalik tabir membuat anggaran.

schedulereview13


Disebalik tabir dalam membuat anggaran
Jika anda berada dalam sebuah syarikat yang kecil, mungkin anda boleh membuat kesemuanya sendiri, uji, deploy dan sebagainya. Tetapi jika anda berada didalam sebuat syarikat yang besar, anda harus melalui prosedur-prosedur. Meminta ruangan atau akaun pada pelayan pembangunan (development server) untuk digunapakai, meminta aplikasi tersebut dimuat naik kedalam pelayan ‘live’ (kerana anda tidak boleh mengakses pelayan tersebut) oleh web master, borang yang harus ditandatangani oleh 3 orang (bos anda, orang yang meminta aplikasi serta CTO) supaya aplikasi anda dapat digunapakai pada pelayan ‘live’ serta banyak lagi langkah disebalik anggaran yang perlu dilakukan. Oh ya, dokumentasi lagi.

Terlalu banyak yang perlu dilakukan disebalik sesuatu anggaran. Itu baru prosedur, tidak termasuk isu-isu teknikal yang tersembunyi seperti fungsi ‘pagination’, error handling (kerana bergantung pada sambungan pada pelayan mel), dan banyak lagi. Kalau difikirkan balik memang sakit kepala tapi itulah hakikatnya.

Oh lagi satu, jika anda perlukan maklumat daripada pengguna, anda harus nyatakan mengapa dan bagaimana maklumat yang diberikan akan digunakan. Nampak profesional sikit, hehe (ada sebab disebalik tu, lain kali saya nyatakan).

Salah satu ‘rules of thumb’ yang digunapakai oleh saya adalah,

Untuk sesuatu tugasan, jika dianggarkan memakan masa lebih daripada 8 jam, pecahkan lagi, sehingga ianya menjadi kurang daripada 8 jam. Sila rujuk Work Breakdown Structure (WBS).

Contingency didalam membuat penganggaran
Masa contingency ataupun peristiwa yang mungkin berlaku, harus dimasukkan didalam anggaran yang dibuat kerana anda tidak dapat membuat pengganggaran yang 100% tepat. Masa ini bergantung pada risiko yang mungkin akan berlaku (network down, tugasan yang tidak dijangka, etc). Risiko yang diambil agak sukar dianggarkan masanya, jika sesuatu tugasan tersebut pernah dilakukan maka ianya akan lebih mudah kerana ia dapat digunapakai mengikut teknik penganggaran PROBE (Proxy based Estimation). Jika tiada data atau maklumat yang boleh digunakan, boleh juga menggunakan sampel-sampel berikut (peratusan masa yang ditambah mengikut keseluruhan anggaran sesuatu tugasan/projek):

  • Hampir serupa dengan projek yang pernah dilakukan sebelum ini dan ’straighforward’, 10%.
  • Kebanyakan kod adalah baru dan menggunakan teknologi yang diketahui dan keperluan pengguna didokumenkan secara terperinci, 20%
  • Menggunakan bahasa pengaturcaraan yang baru, teknologi yang baru, pelantar (platform) yang baru, ataupun keperluan pengguna adalah tidak jelas dan akan diketahui sepanjang perjalanan projek, 40% adalah agak munasabah

Tertera diatas adalah hanya sampel. Untuk menganggarkannya dengan lebih terperinci, ada caranya dan amat besar skopnya, maka saya elakkan daripada menulis disini (sila rujuk sumber dibawah).

Penganggaran adalah teknik yang harus dipraktikkan, diasah dan diperbaiki dari masa ke semasa dan juga berdasarkan fakta dan pengalaman. Jadi, tunggu apa lagi? Catit berapa lama anda buat kerja supaya maklumat tu dapat digunakan! (saya guna TaskCoach).

Sumber:

This entry was posted on Wednesday, September 9th, 2009 at 9:39 am and is filed under Tip, Umum. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Comment

«
»